در سالای پیش، تغییرات چشم گیری در دیدگاه و تفکر افراد درباره نحوه ی بازخورد دادن به کارمندان اتفاق افتاده. قدیم رسم بر این بود تا بازخوردها در هر نیم سال یا پایان سال، کارکرد کارکنان رو مورد بحث و بررسی بذارن. شاید، قبلا از مدیر انتظار می رفت به طور رسمی سالی، یکی ، دو بار کارکرد کارمندان رو مورد آزمایش بذاره و طبق این آزمایش، بازخوردی هم ارائه کنه. اما با جست وجویی کوتاه، می بینیم که این بازخوردهای شش ماه و هرساله تا حدودی زیر سؤال رفته. در این مقاله در مورد ۵ افسانه عادی در مورد ارائه بازخورد به کارمندان، که الان مخالفانی داره، می خونین.

 

خوشبختانه تا حدودی به خاطر پیشرفتای فناوری، شاهد تغییر جهت چشم گیری به طرفِ مدیریت همیشگی عملکردها هستیم. تغییری که ارائه همیشگی بازخورد درزمان سال، ماه، هفته و حتی در طول روز کاری رو به همراه داشته.

فناوریای جدید در میدون ی مدیریت کارکرد به مدیران، همکاران و کارمندان کمک می کنن به شکل همیشگی بازخوردهای باکیفیتی ارائه دهند یا دریافت کنن تا پس، کارکرد افراد، گروه ها و سازمان به شکل دائمی، بهبود یابد. با اینکه در قدم اول، دسترسی به این وسیله می تونه امر مهمی حساب شه، اما بازخوردِ خوب تنها زمانی اتفاق میفته که ارائه دهندگان و دریافت کنندگانِ اون، درک خوبی از روشای درست و غلطِ ارائه و دریافت بازخورد داشته باشن.

من به عنوان یک روان شناس صنعتی و سازمانی که علاقه خاصی هم به مسئله بازخورد داره، زمان زیادی صرف زیر و رو کردنِ حجم خیلی از اطلاعات مربوطه، چه در مجلات علمی و چه مطبوعات عمومی کردم. درزمان این تحقیقات، موضوع ناراحت کننده ای رو کشف کرده‏ ام که جای تعجب هم نداره. کشفی که ثابت می کنه، بیش تر چیزی که در مطبوعات عمومی درباره بازخورد نوشته شده، با مدارک علمی هم خوانی نداره. به عبارت ساده تر، بیش تر چیزی که معمولا درباره مسئله بازخوردِ کارمندان می خونین، اشتباهه.

اینا ۵ افسانه ی بسیار عادی درباره بازخورد کارمندان هستن که طبق حجم خیلی از مدارک علمی و تخصصیِ مربوطه، به رقابت کشیده شدن:

افسانه ی ۱: هر بازخوردی که باشه، بهتر از هیچه

مطمئنم پدر و مادرِ من تنها کسائی نبودن که همیشه می گفتن: «اگه حرف خوبی واسه گفتن نداری، اصلا حرف نزن». شاید این نکته درباره بازخورد صدق نکنه، اما این یکی شک نداشته باشین صدق می کنه: «اگه نمیدونی چیجوری بازخورد خوبی ارائه کنی، تا زمانی که یاد نگرفته ای، چیزی نگو». بازخوردی که خوب ارائه نشه، نه تنها بیشتر اوقات فایده ای نداره، بلکه ممکنه ضرر هم برسونه. فراتحلیلی از یک تحقیق درباره بازخورد، نشون داد که بیشتر از یک سوم بازخوردهای سازمانی واقعا، باعث کاهشِ کارکرد افراد می شن. سرمایه گذاری کورکورانه روی اقدامی که ۳۳ درصد از مواقع به عملکردها آسیب میرسونه، راه مناسبی واسه اداره نیروی کار نیس. خبر خوب اینکه تقریباً دو سوم مواقع، بازخوردهایی که درست، ارائه می شن، یادگیری رو بهبود بخشیده و بهره وریِ کارکرد رو هم افزایش میدن. پس شما می تونین با کمی آموزش درباره چگونگی ارائه بازخوردهای مؤثر، موفق تر عمل کنین.

درسی که از این نکته میشه گرفت: اگه می خواید ارائه بازخورد رو یکی از روشای مدیریت کارکرد خود کنین، زمان بذارین و اونو به بهترین شکل یاد بگیرین. این سعی ارزشش رو داره.

افسانه ی ۲: حقیقت اینه که کارمندان به دنبال بازخورد نیستن

۵ افسانه عادی در مورد ارائه بازخورد به کارمندان آموزشی

شاید با تکیه بر تعداد افرادی که به بازخوردها جواب میدن، بشه این گفته رو که بیشتر افراد، واقعا تمایلی به دریافت بازخورد ندارن به رقابت کشید. ممکنه این تصور غلط در تحقیقات قبلی ریشه داشته باشه؛ مطالعاتی که نشون دادن بیشتر بازخوردها به درد بخور نیستن و ممکنه تخریب کننده هم باشن و نگفته پیداست که مردم همون قدر منتظر اینجور اظهارنظری هستن، که انتظار قسمت بعدی راکی رو میکشن!

مسئله این نیس که افراد، اصلا هیچ بازخورد نمی خوان، بلکه اونا بازخوردهای منفی رو دوست ندارن. تحقیقات نشون دادن که افراد تا زمانی مشتاق دریافتِ بازخورد هستن که بازخورد مورد بحث، در رسیدن به اهدافشان، اونا رو کمک کنه. این تحقیق جدا از اینکه این، سه دلیل اصلی رو که افراد رو به بازخوردگرفتن تشویق می کنه هم، کشف کرده:

دلیل ابزاری: کارمندان به دنبال دریافت بازخورد هستن چون می خوان کارکردِ خود رو بهتر کنن. اونا میدونن که دریافتِ بازخورد واسه یادگیریِ بیشتر، ضروریه.

به دلیلِ پیشرفت شخصی: کارمندان به دنبال دریافت بازخورد هستن چون می خوان مطمئن شن که کارشون رو خوب انجام داده و نقشِ به سزایی در جلو بردنِ کار، اجرا می کنن. بازخورد می تونه شکلی از تایید سعیامون و با احساس خوبی نسبت به خودمون، همراه باشه.

به دلیل ارائه تصویری خوب: کارمندان به دنبال دریافت بازخورد هستن، چون باور دارن این موضوع باعث می شه تا از بعضی جهات، در نگاهِ بقیه بهتر جلوه کنن. این مسئله با پرورش تصویری حرفه ای از خود در ارتباطه.

درسی که از این نکته میشه گرفت: اگه در جایگاهی هستین که باید بازخورد ارائه بدین، به خاطر داشته باشین که افراد واقعا به دنبال بازخورد هستن، اما تنها تا زمانی که بازخورد شما، راهنمایی روشن واسه بهبودِ عملکردشون باشه و یا زحماتِ کارمندان مورد مطالعه رو واقعی و معنی دار جلوه بده.

افسانه ی ۳: بازخورد منفی رو مثل یک سوسیس داخل «ساندویچ بازخورد مثبت» به خوردِ طرف بدین!

این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   ۵ پیشنهاد کاربردی که روزه گرفتن در فصل گرما رو آسون تر می کنه 

تئوری «ساندویچ بازخورد» می گه اگه مجبورید بازخوردی منفی ارائه بدین، بهتره جلسه ی مربوطه رو با تعریف و تعریف از کاری که طرف، خوب انجام داده شروع کنین، بعد بگید فلان کار رو می تونستی بهتر بکنی و در آخر هم جلسه رو با صحبت در مورد کار دیگری که خوب انجام داده به پایان برسونین. این ایده ی جذابیه، چون به نظر می رسه با این روش میشه مشکل بزرگی رو به آسونی حل کرد. اما واقعا ارائه درست بازخورد، کمی سخت تر از اینهاه، به ویژه وقتی که باید برخوردی انتقادی داشته باشین.

تحقیقات نشون دادن که وقتی تکنیکِ ساندویچ مورد استفاده قرار میگیره، کارکنان موردِ خطاب، بیشتر روی اخبار بد تمرکز می کنن و توجه کمتری به دیدگاه های مثبت نشون میدن. وقتی مقامِ بالادستی، اول بازخوردی منفی رو مطرح می کنه و پس از اون دیدگاه مثبتی رو میگه، این نشون می ده که تنبیه به پایان رسیده. تحقیقات زیادی به کشف بهترین روشای ارائه بازخوردهای انتقادی اختصاص یافته ان، اما در هیچ کدوم از اونا خبری از ساندویچ نیس!

درسی که از این نکته میشه گرفت: ارائه بازخوردِ منفی در بین دو دیدگاه مثبت، اون بازخورد رو مؤثرتر نمی کنه و حتی ممکنه شرایط رو بدتر هم بکنه. بازخورد انتقادی، جزئی جدانشدنی از فرایند بازخورده و باید باملاحظه، دقت و تنها در صورت ضرورت ارائه شه.

افسانه ی ۴: فقط مدیران مسئول ارائه بازخورد هستن

۵ افسانه عادی در مورد ارائه بازخورد به کارمندان آموزشی

در جایگاه یک کارمند، آسونه که سنگینیِ بار ارائه بازخورد باکیفیت رو روی دوش مافوق یا مدیر خود بندازین. آخرش، مدیران باید مدیریت کنن دیگر، نه؟! هر چند مدیران روی کیفیتِ بازخوردی که کارمندان دریافت می کنن، اثر فوق العاده ای دارن، اما کارمندان نباید تصور کنن، مدیرشون تنها شخصیه که باید به اونا بازخورد بده و فقط اوست که صلاحیت این کار رو داره. تحقیقات بارها نشون دادن که بازخوردِ باکیفیت، باید از طرف شخصی باشه که تخصص مربوط به این بازخورد رو دارا هست.

در خیلی از موارد، شخصِ ارائه کننده ی بازخورد حتما مدیر نیس. در محیط کارِ امروزی، ممکنه پروژه ها به سرعت تغییر کنن، تغییراتی مثل ترکیب گروه های کاری و تغییر قوانین. به جای چسبیدن به این تصور که مدیر، تنها شخصیه که صلاحیت ارائه بازخورد رو داره، سیستمای بازخورد، باید شبکه ‏ای از افراد و گروه ها رو در بر بگیره که با گذشت زمان و متناسب با ظهور و سقوط پروژه ها، همیشه پیشرفت پیدا می کنه. در اینجور محیطایی، مدیر می تونه به جای ارائه مستقیم بازخورد، کارمندان رو به افراد مناسب برگشت داده و بازخورد دادن و بازخورد گرفتن رو آسون کردن کنه.

مدیران بیشتر هم زمان با انجام وظایف کاریِ خودشون، وظیفه ی سخت مدیریت یه سری از افراد رو هم برعهده دارن؛ وظایف چندگانه ای که بعضی وقتا باعث می شن مدیران، فرصتای مهم بازخورد رو نبینند. واسه همین، بیشتر خودِ کارمندان موقعیت بهتری واسه تشخیصِ زمان دقیقِ بازخورد دارن. هر چند ایجاد محیطی که تمایل به دریافت بازخورد رو پرورش بده از وظایف مدیره، اما کارمندان هم باید فعالانه در جستجوی بازخورد از کانالای مناسب باشن.

از طرف دیگر، نباید از کارمندان توقع داشته باشیم، بازخورد رو از مدیری طلب کنن که هیچ وقت بازخورد زیادی ارائه نمی کنه.

درسی که از این نکته میشه گرفت: مدیران، باید محیطِ با استعداد بازخورد رو ایجاد کنن، اما بازخورد باکیفیت می تونه از طرف همکاران و یا افرادی که تخصص این کار رو دارن عرضه شه و بیشتر هم همین اتفاق میفته. هر زمان، مدیران و همکاران فعالانه بازخورد ارائه کنن و کارمندان هم پیگیرانه بازخورد رو طلب کنن، بازخورد به یه جور همکاری تبدیل می شه.

افسانه ی ۵: بازخورد در خَلاء روی می ده

شاید این مورد، به خودیِ خود افسانه نباشه، اما افراد بسیاری درباره بازخورد، حرف میزنن و می نویسند، ولی هیچوقت نمیگن این مسئله چه ارتباطی به سیستم مدیریتِ کارکرد در ابعادی بزرگ تر داره. این اشتباه بزرگیه. توجه نکردن به سیستمایی که دور و بر بازخورد بوجود اومده ان، حتما شما رو در خطر شکست قرار می ده.

مدیریت کارکرد مثل یک گیتاره، شش سیم رو به کار میگیره تا آهنگ بنوازد. گیتاریستا میدونن پاره شدن یک سیمِ ناقابل، موقع نواختن آهنگ یعنی چه؛ حالا ملودی ای که نواخته می شه، هر قدر هم می خواد ساده باشه. ، تصور کنین قرار باشه آهنگ پیچیده ی «پلکانی به بهشت» رو تنها با یک سیم بنوازید! سعی واسه ارائه بازخوردهای سازمانی، بدون اتصال اون به دیگر فرآیندهای مدیریتِ کارکرد، مثل اینه که سعی کنیم با گیتارِ یک سیم، بنوازیم. بازخوردِ باکیفیت، نیازمند برنامه ریزیِ هوشمندانه، هدف گذاری، فعالیت در شبکه های اجتماعی و انعطاف پذیریه و بیشتر با آزمایش کارکرد، یادگیری و تربیتِ کارکنان و در پیش گرفتنِ تصمیمایی در مورد مسائلی مثل پرداختا، ارتقاها و کاهش نیروها مرتبطه. تصمیمایی که عموما اثر بسیار محسوسی بر سرنوشت شغلیِ افراد دارن.

۵ افسانه عادی در مورد ارائه بازخورد به کارمندان آموزشی

درسی که از این نکته میشه گرفت: وقتی خود رو واسه بازخورد دادن آماده می کنین، رابطه هر بازخورد رو با فرآیندهایی که کارکرد کارکنان رو بهبود می بخشن، در نظر بگیرین و متناسب با ارتباطی که بین این پدیده‏ ها کشف می کنین، فرایند بازخورد دادن رو برنامه ریزی کنین.

منبع : Digitalistmag.com


دسته‌ها: آموزشی